Medlemskap - automatisk fornyelse + betaling

Rubic har utviklet en ny form for automatikk rundt fornyelse og betaling av medlemskap. Denne løsningen er i første omgang tilgjengelig for organisasjoner som har 12 måneders flytende medlemskap. Dvs. et medlemskap varer alltid 12 måneder fra innmelding (kjøp) og fornyes med nye 12 måneder ved utløp.

1 Medlemsperiode

For å kunne ta i bruk denne løsningen så må organisasjonen være satt opp med medlemsperiode "Rullerede 12 måneder". Dette settes opp av onboardingsteamet i Rubic eller kundesenteret vårt.

2 Medlemskonfigurasjon

Det er to nye innstillinger under "Medlemskonfigurasjon" hvor man kan slå på funksjonen "Fakturer medlemskap automatisk ved utløp". Dette er en innstilling for hele organisasjonen så dersom man slår av igjen denne på et senere tidspunkt så vil ingen medlemskap fornye seg ved utløp.

Her er det også en innstilling for "Send varsel i forkant av fornyelse av medlemskapet". Dette er en innstilling som slår på et varsel som blir sendt ut på epost når medlemskapet blir fakturert (faktura opprettet). Denne er valgfri og sannsynligvis mest aktuell i perioden fram til alle har fornyet med lagret kort og autobetaling.

3 Fornyelse pr medlemskap

Man kan sette opp hvert enkelt medlemskap til å fornyes automatisk eller velge å fakturere medlemskapet manuelt. Dette kan man sette opp både på enkeltmedlemskap og familiemedlemskap.
Det betyr at man kan ha en kombinasjon av automatisk fornyede medlemskap og medlemskap som ikke fornyes men løper ut som tidligere. Dette kan være praktisk dersom man ønsker å tilby en rabattert pris for de som velger å abonnere på medlemskapet.

Ved automatisk fornyelse vil medlemskap som er i ferd med å løpe ut bli fakturert på nytt med forfallsdato satt til utløpsdato på medlemskapet.

Vi er klare!

Nå er alt klart og satt opp for automatisk fornyelse og betaling av medlemskap i organisasjonen.

Det kjøres en jobb daglig som sjekker medlemmenes utløpsdato på medlemskap. Dersom det er mindre enn antall kredittdager til de utløper så vil de faktureres for neste periode.

Når man går i gang med denne løsningen så vil ingen medlemskap bli automatisk betalt men når man trykker "Betal nå" på fakturaen så vil betalingskortet bli lagret i den hensikt at ved neste fornyelse så vil medlemskapet bli betalt (trukket fra betalingskortet) automatisk på forfallsdato. Dette skjer først ved neste fornyelse med andre ord.

Dersom man ikke har betalingsmåten "RubicPay" så kan løsningen kombineres med "Ledger" og eFaktura/Avtalegiro. Da vil det ikke lagres betalingskort men betalingen håndteres ved at medlemmene godkjenner eFakturaen eller at de takker ja til Avtalegiro.

Hvordan stoppe automatikken?

Dersom man ønsker å stoppe automatikken for et enkelt medlem har man følgende muligheter:

1. Melde ut medlemmet
   Når et medlem er utmeldt av organisasjonen vil ikke medlemskapet fornyes
   Medlemskap som allerede er fornyet (fakturert) vil likevel trekkes på forfallsdato så man bør kreditere fakturaen dersom denne allerede er generert.
2. Slå av automatisk fornyelse på medlemmet
   Det er en ny innstilling på medlemmet som man kan endre ved å redigere medlemmet i medlemslisten (Automatisk fornyelse av medlemskap)
3. Medlemmet kan selv redigere det lagrede betalingskortet sitt og slå av at det skal kunne brukes til å automatisk betale medlemskap. Da vil medlemskapet fortsatt fornyes men det blir ikke automatisk betalt med mindre brukeren slår på igjen at kortet kan brukes til å betale medlemskap. Medlemskapet må da betales manuelt.

Dersom man ønsker å stoppe automatisk fornyelse på for alle medlemmer så slår man av innstillingen under medlemskonfigurasjon som omtalt i punkt 2 over.

Dersom et medlems medlemskap utløper uten å bli fornyet fordi fornyelse er stoppet på enkeltmedlemmet eller alle via medlemskonfigurasjon men at man senere slår på funksjonen igjen vil man ved neste kjøring av fornyelse fornye alle utløpte medlemskap fra utløpsdatoen som ligger på medlemmet. Dersom man ønsker å flytte utløpsdatoen bør man i forkant ta kontroll på denne datoen ved å bekrefte medlemmet slik at utløpsdato blir satt til i dag f.eks.