Hvordan fakturere medlemskap?

Før du kan fakturere medlemskap så må du sjekke at medlemmene deres er tildelt medlemskap. Dette gjør du i medlemslisten deres. 

Trykk på "Vis/skjul kolonner" og ta frem kolonnen "Medlemskap" og evt. "Betaler av medlemskap"

Da vil du i kolonnen "Medlemskap" se om vedkommende har et medlemskap eller ikke. Som du ser i bildet under er noen av feltene under "Medlemskap" tomme. Dette vil si at disse ikke blir fakturert ut. For at de også skal bli fakturert ut må du tildele medlemskap og om noen har feil medlemskap må dette endres. 

Du har to måter å fakturere medlemskap på. 

Alternativ 1: Organisasjonen fakturerer medlemskapet. Denne er den vi anbefaler å bruke. Dere som organisasjon tildeler medlemskap og sender en faktura på dette. Det vil da med engang gi medlemmet en faktura med forfallsdato og dere kan enkelt sende ut betalingspåminnelser på dette i etterkant. Hvordan det gjøres ser du her.

Alternativ 2: "Medlemmet setter opp medlemskap selv ". Anbefales når klubben har flere medlemskap og ikke vet hvilket medlemskap det skal fakturere medlemmet. Medlemmet velger medlemskap selv, og faktura med forfallsdato blir ikke generert før valget aktivt er tatt. 

Organisasjonen fakturerer medlemskap

1. Marker medlemmene du skal fakturere. Om dere har en større medlemsmasse anbefaler vi at dere tar puljer på ca. 400 om gangen av faktureringen. Dette kan gjøres enten ved å sortere på de ulike medlemskapene om dere har flere, eller at dere markerer et delutvalg av listen. Hvordan det gjøres ser du her, under "Marker delutvalg"

2. Trykk på "Fakturering"

3. "Legg til medlemskap på ordre"

4. Når alle medlemskapene er lagt til på åpne ordre får du opp en melding "Legg til ny vare på ordre" eller "Fakturer åpen ordre". Om dere kun skal fakturere medlemskapet trykker du da å "Fakturer åpen ordre". 

5. Er du uheldig å trykker bort denne boksen finner du også "Fakturer åpen ordre" under "Fakturering".

6. Når du trykker på "Fakturer åpen ordre" vil du få en meldingsboks som du selv kan definere. OBS! Ikke fjern eller bytt ut kodene f.eks. [PaymentUrl] eller [PaymentDescription]. Dette er koder som henter informasjonen fra systemet og vil ikke se sånn ut på selve eposten/sms-en. 

7. Velg utsendingsmåte og trykk "Send"

8. Etter utsendingen vil du få et "Status meldingsjobber" vindu opp som viser hvor mange eposter/sms-er som ble sendt. Denne finner du også under "Status meldingsjobber"

Medlemmet setter opp medlemskap selv

Dette gjøres ved å sende ut en "Bekreftelses- og betalingsmelding". Innholdet av meldingen er nærmere beskrevet på "denne linken". Noen viktige bemerkninger: 

• Det vil ikke bli generert noen ordre/faktura på medlemmet før det går inn på linken i meldingen og velger medlemskap, samt går til betaling. Først da vil "Medlemsstatus" skifte vekk fra "Ikke fakturert". 
• Dersom medlemmet velger faktura som betalingsmetode vil det bli generert en faktura med forfallsdato og KID. Betalingsstatus på medlemmet vil skifte til "Fakturert".
• Velger medlemmet kort eller vipps som betalingsmetode, vil Betalingsstatus skifte til "Åpen ordre". Ingen forfallsdato blir satt. Du som administrator kan sende faktura med KID og forfallsdato om ikke kortbetalingen blir gjennomført av medlemmet. 
• Så fort et medlem har betalt vil "medlemsstatus" bli "Betalt".
• Meldingen blir sendt både på epost og SMS.

Slik går du fram for å sende ut Bekreftelses- og betalingsmeldingen:

1. Sjekk at alle "medlemskapene dere tilbyr" er lagt inn i systemet. Dette ser ut under "Innstillinger"
2. Marker medlemmene som skal faktureres. 
3. Trykk "Fakturering" > "Send Bekreftelses- og betalingsmelding".
4. "Denne meldingen går ut".