Fakturering - på flere nivåer i organisasjonen (lagskonto)

Bakgrunn / om løsningen

Frem til nå har alle fakturaer i Rubic blitt utstedt på root-nivået i organisasjonen; klubben. Det er medlemsansvarlig/tilsvarende rolle som har generert og sendt ut fakturaer og det er videre kasserer / regnskapsfører som har fulgt med på oppgjørsrapporter og fakturajournal.

I LagetMitt hadde man muligheten for å registrere egne lagskontoer på teamene. Her satte man også opp til hvilken bankkonto oppgjøret skulle utbetales. Vi anbefalte her å benytte kontoer under idrettslaget men vi vet at det ble brukt alt fra idrettslagets kontoer til lagleders private konto etc.

Gjennom vår majoritetseier, ECIT, har vi tilgang på gode regnskapsressurser og vi har jobbet med disse for å utforme hvordan vi ønsker dette fremover.

Denne løsningen vil bruke klubbens eksisterende betalingsavtale men vi åpner nå opp for at de som har tilgang til dette på gruppe/lagsnivå kan utstede fakturaer med f.eks. egenandeler osv fra egen medlemsliste i Rubic Medlem.

I tillegg til fakturering i Rubic Medlem er denne modellen nå også implementert i Rubic Påmelding.
Videre vil vi utvide dette til også å gjelde omsetning i Rubic Aktivitet / Connect (f.eks. påmeldingsavgifter) når vi lanserer betaling ved påmelding.

Oppgjør / fordeling / regnskap

Når oppgjøret kjøres så vil alle pengene utbetales til klubbens oppgjørskonto (bankkonto) men oppgjørsrapportene i Rubic vil vise hvor stor andel av det utbetalte beløpet skal fordeles til de forskjellige gruppene/lagene.

Fakturautsteder vil også bli en dimensjon i regnskapsintegrasjonene som kommer i tillegg til etablert avdelingsstruktur. Det betyr at klubber som allerede har implementert regnskapsavdelinger i Rubic kan fortsette å benytte disse parallelt med utsteder av faktura.
Når regnskap er integrert mot Rubic for klubben er det naturlig at utbetaling til gruppen/laget utføres fra regnskapssystemet.
Ambisjonen med regnskapsintegrasjonen ift gruppe/lag er at man skal kunne få en logisk saldo på lagskontoen gjennom denne integrasjonen på sikt.

Hvordan gjør vi det?

For å få dette til har vi løst opp i en del faktorer som tidligere var forbeholdt root-organisasjonen (klubben) mens andre dimensjoner står fortsatt låst på klubbnivå.

Hvem har tilgang?

Vi har innført egendefinerte roller i Rubic. Det betyr at man kan tildele en standard rolle som er definert av Rubic eller man kan lage egne roller. Standard rollene er gitt diverse tilganger til hver enkelt modul ut fra hvilke ansvarsområder de forskjellige rollene vanligvis har.

Dersom tilgangene ikke passer i standardrollene eller det ikke finnes passende roller for deres organisasjon kan dere lage egne roller og tildele de tilgangene dere ønsker:

Tilgang (Rubic Medlem)	Beskrivelse
Can invoice members	Denne tilgangen vil gi brukeren tilgang til å fakturere medlemmer fra medlemslisten på sitt nivå* Denne tilgangen vil også gi brukeren tilgang til økonomirelaterte kolonner i medlemsregisteret på sitt nivå
Can read economic data	Denne tilgangen vil gi brukeren tilgang til økonomirapportene (fakturert pr varegruppe, fakturajournal og oppgjørsrapporter)
Can manage economic data	Denne tilgangen vil gi brukeren tilgang til å endre på økonomi-relaterte dimensjoner. For grupper betyr det administrering av vareregisteret.

*) "sitt nivå" betyr organisasjonsenheten man har blitt gitt rollen. Tilgangen arves i tillegg nedover til nivåene under. Dvs en tilgang på nivå 2 vil også gi samme tilgang på nivå 2+n.

Kun klubben (root-organisasjon)

Varegrupper og avdelinger ligger fortsatt kun på klubbnivå. Dette for å unngå at personer nedover i organisasjonsstrukturen skal kunne gjøre endringer som påvirker strukturen som er definert av klubben som også påvirker grensesnittet mot regnskap.

Vi anbefaler derfor at klubben tar høyde for denne nyheten og kanskje gjør tilpasninger på sine varegrupper for å støtte betalinger på gruppenivå eller gir føringer til sine grupper om hvilke varegrupper som skal brukes til hvilke formål. Noen vil kanskje samle alle innbetalinger fra grupper / lag i en egen varegruppe (f.eks. Lagskonto) men det er ikke avgjørende for hvordan løsningen fungerer i praksis.

Vareregister

Personer med tilgangen "Can manage economic data" har tilgang til vareregisteret på sitt nivå. Her kan man opprette egne varer eller endre på eksisterende. Man har ikke tilgang til varer som er definert på nivåene over slik at man kan ikke endre på varer som er definert av klubben.

NB! Selv om klubbens varer ikke er tilgjengelig i vareregisteret på gruppenivå så vil varene være tilgjengelig for å faktureres til medlemmer i medlemslisten på alle nivåer.

Ordre / faktura - Fakturering

Nøkkelen for å tilby denne funksjonen er at man nå kan utstede ordre/faktura på gruppenivå. Dette gjøres fra medlemslisten og man vil se en ny nedtrekksliste når man går til Fakturering -> Legg vare på ordre. Denne heter "Utsteder av ordre" og vil følge ordren over til faktura og gjennom hele systemet til oppgjør og fordeling av inntekter.

Utsteder av ordre kan være nivået du står på eller et av nivåene under ditt nivå. Det betyr at klubben kan fakturere egenandeler for gruppene sine og sørge for at innbetalingene blir korrekt ført til gruppen i etterkant. Det mest vanlige scenarioet vil fortsatt være å utstede ordre/faktura på nivået man står på.

Videre fungerer det meste som vi er vant med: Man bygger opp en ordre på valgte medlemmer og går videre til fakturering og distribusjon av fakturaen.

NB! Det kan være kun en utsteder av ordre. Dersom man legger til to varer men velger forskjellig utsteder av ordre vil dette opprette to forskjellige ordre på de nivåene man har valgt.

Personer med tilgang til fakturering av medlemmer vil få tilgang til økonomi-kolonner i medlemslisten men disse kolonnene vil være filtrert på økonomitall på valgt nivå og under (med mindre man har tilgang på klubbnivå).

Kolonner relatert til medlemskap og fakturering av disse er kun tilgjengelig på klubbnivå.