Forberedelse for overgang til Rubic Connect - tidligere utsendt nyhetsbrev – Rubic AS Kundesenter

Våren 2023 skjer det mye spennende i Rubic. Appen Rubic Connect skal erstatte LagetMitt og det kommer en ny versjon av banekalenderen som heter “Lokasjon”. Verktøyet lar foreninger og klubber opprette aktiviteter på ulike lokasjoner som klubben setter opp. Aktivitetene blir synlig i Lokasjon og for gruppene som tildeles i aktivitet. Lokasjon finnes nå i appen Rubic Connect og på web. I fremtiden vil LagetMitt legge skoene på hylla, som betyr at alle må implementere og gå over til de nye løsningene. Les mer om Rubic Connect appen her.

Vi ønsker at dere gjør dere kjent med Rubic Connect og Lokasjon slik at din klubb kan ta i bruk de nye verktøyene som er modernisert og oppgradert med spennende, nye funksjoner.
I denne mailen vil du finne en oppskrift på hva som må gjøres av forberedelser i Rubic Medlem og diverse brukermanualer som deles internt og eksternt i klubben.

I dag er Rubic Medlem og LagetMitt to uavhengige sider som kommuniserer med hverandre. I fremtiden vil alt foregå i Rubic Medlem det betyr at man kun skal forholde seg til en innlogging. Rubic Medlem vil være “hovedmasteren” til appen og andre funksjoner.

For at overgangen skal fungere best mulig fra start av for klubben og deres brukere, har vi satt opp noen punkter som bør være på plass før dere tar den i bruk:

1. Organisasjonsstrukturen i klubben

De fleste klubber som bruker LagetMitt fra før, har satt opp en struktur i klubben ned til lags- eller gruppenivå. Her er det viktig å tenke på at organisasjonsstrukturen skal samsvare med gruppene som skal benyttes til aktiviteter og kommunikasjon.Lokasjoner styres på klubbnivå, men aktiviteter ligger på det nivået som de skal arrangeres. Medlemmer bør i størst mulig grad legges til i nederste organisasjonsnivå., altså gruppenivå. Alle gruppene i organisasjonsstrukturen i Rubic Medlem vil bli en egen gruppe/lag i Rubic Connect appen. Alle gruppene en person er medlem i, vil være synlig i appen.

Info til fotballklubber:

Lagene må i Rubic Medlem knyttes sammen med FotballData for at kamper fra fotball.no skal synkroniseres med riktig lag. Dette gjøres under innstillinger, ved å gå inn på FotballData og matche “Rubic organisasjoner” med “FotballData lag”.

Har laget påmeldt flere lag i serie, kan flere Fotballdata-koblinger legges på samme gruppe.

Brukermanual på hvordan lage organisasjonsstruktur.

2. Tildeling av roller

Ressurspersoner rundt en gruppe eller et lag defineres ved å tildele dem ulike roller.

De forskjellige rollene har ulike tilganger til å administrere laget/gruppen. I dag vil du finne en del “standardroller” i systemet, men det vil også være mulig å definere egne roller for sin klubb. Dette kan man gjøre under “Innstillinger” -> “Roller”. Her vil man kunne lage egendefinerte roller og hvilke tilganger rollen skal ha i systemet.

Du tildeler roller ved å markere et eller flere medlemmer i medlemslista, velge roller, aktuelt lag/gruppe og tildele rolle fra lista.

Brukermanualer til hvordan tildele roller.

3.Konfigurasjon av baneoppsett

For å gjøre Lokasjon klar til å legge inn aktiviteter/treninger, må du sette opp arenaene klubben benytter. Det kan være trenings- og konkurranseflater og andre lokaler som benyttes (f.eks. klubbhus, møterom osv.). Om en flate deles opp i flere enheter under aktivitet, kan det legges inn flere nivåer i konfigurasjonen.

Informasjon til fotballklubber:

Sjekk din klubbs anleggsoversikt på fotball.no. Du finner denne ved å velge riktig fotballkrets, gå til oversikten over klubber og velge din klubb. En liste over baner skal da komme opp sammen med kontaktinformasjon og klubbinformasjon. Sett opp banestruktur som samsvarer med oppsettet på fotball.no, for at import av kamper av kamper skal bli riktig.

Vi jobber nå med å få på plass koblingen mellom Rubic lokasjoner og FIKS-baner. Inntil dette er på plass så vil kampene importeres og være tilgjengelig men de vil ikke dukke opp i banekartet før denne koblingen er på plass. Dette skal være på plass så fort som mulig.

Brukermanual til Lokasjon.

Brukermanualer:
Klikk på overskriften og last ned brukermanualene:

4. Ofte stilte spørsmål

Hva gjøre med personer som ikke skal bli synkronisert med NIF? Eks hospitanter, trenere, støtteapparat, lagleder, ansatte etc.
- I Rubic Medlem finner dere en ny paragraf under “vis/skjul kolonner” som heter “Kategori” her kan man velge enten “Medlem” eller “Ekstern”. Når en person ikke skal synkroniseres opp mot NIF må man endre kategorien til “Ekstern”. Denne handlingen kan både gjøres i Rubic Medlem og Rubic Connect når det registreres en ny person.

Hvordan lage utøver grupper/undergrupper?
- Om man ønsker å lage en undergruppe må dette gjøres i org strukturen i Rubic Medlem.
I Rubic Connect og Rubic Aktivitet kan man enkelt invitere enkelte personer/utøver til en type aktivitet som kamp eller trening.

Prosessen videre:

Politiattestfunksjonen som dere kjenner i dagens LagetMitt i dag er tilgjengelig i et nytt grensesnitt i Rubic Medlem. Beskrivelse av denne funksjonen finner du her:
Politiattest i Rubic Medlem

Dommerfunksjonen som man har i Rubic LagetMitt blir erstattet av en mer generell rollemodul i Rubic Medlem. Modulen blir nyttig for flere enn bare fotballklubber. Modulen heter "ansvarsroller" og gjør at klubben selv kan definere hvilke roller som skal fylles ifm. en aktivitet. Eksempel på en slik rolle kan være dommer eller kampvert.
Brukermanual Ansvarsroller

Relaterte artikler