Fakturere medlemskap

Kontroller først at alle medlemskapene organisasjonen tilbyr er lagt inn i systemet.

To måter å fakturere for et medlemskap:

Alt 1: Organisasjonen setter opp medlemskapet. Anbefales når klubben vet hvilket medlemskap de skal fakturere medlemmene og vil få inn betalingene raskest mulig. Sendes ut med forfallsdato som gjør det enkelt å sende ut betalingspåminnelser. 

Alt 2: Medlemmet setter opp medlemskap selv. Anbefales når klubben har flere medlemskap og ikke vet hvilket medlemskap det skal fakturere medlemmet. Medlemmet velger medlemskap selv, og faktura med forfallsdato blir ikke generert før valget aktivt er tatt. 

Alt 1: Organisasjonen setter opp medlemskap

1. Tildel medlemskap til medlemmene dere skal fakturere
2. Marker medlemmene og trykk Fakturering -> Legg til medlemskap på ordre. (Systemet legger ikke til på de som alt har en medlemskapsordre for året, eller mangler tildeling. Mer om dette her)
3. Vent til systemet har jobbet ferdig med å generere ordre
4. Velg utsendingsmåte (ingenting blir sendt ut før du velger): 
   • Fakturer åpne ordre (anbefales) 
   • ordrelenke 

 

Fakturer åpne ordre (anbefales)

Du kan selv velge utsendingsmåte, emne og tekst. Det blir generert faktura av den åpne ordren med en forfallsdato, som gjør det enklere å følge opp betalingene med påminnelser. 

I meldingsmalen du får opp ser du variabler inne i tekstene som blir erstattet med personlig info for hvert medlem ved utsending. Du kan legge ekstra eller fjerne variabler.  

NB: pass på at du ikke fjerner, eller endrer på taggen [paymentUrl] da dette er linken til selve fakturaen. 

NB2: Dersom du ikke vil sende ut fakturaen, f.eks printe ut fakturaene og distribuere fysisk, trykker du send uten å hake av for noen utsendingsmetode. 

Klikk Fakturer åpne ordre. Fakturaer blir sendt. Medlemsstatus til medlemmene skifter nå til fakturert. Så fort betaling er registrert blir medlemsstatus betalt. 

 

Send ordrelenke til medlem

Melding på SMS og epost blir sendt til medlemmene med ordren og varelinjene som du har lagt til på den. Fordelen med å sende ordrelenken er at om du har noen valgfrie varer du ønsker at medlemmet skal kunne legge til på ordren så kan de legge på dette før de går til betaling og dermed får generert fakturaen sin. Betalingsstatus i medlemslista blir stående som åpen ordre fram til medlemmet går til betaling. Da endres den til fakturert. Medlemsstatus står til fakturert uansett. 

Tips: Fakturer de åpne ordrene der medlemmene ikke har gått til betaling etter en tid så de ikke blir stående åpne og blir med på framtidige faktureringer.

Alt 2: Medlemmet setter opp medlemskap selv

Dette gjøres ved å sende ut en Bekreftelses- og betalingsmelding. Innholdet av meldingen er nærmere beskrevet på denne linken. Noen viktige bemerkninger: 

• Det vil ikke bli generert noen ordre/faktura på medlemmet før det går inn på linken i meldingen og velger medlemskap, samt går til betaling. Først da vil Medlemsstatus skifte vekk fra "Ikke fakturert". 
• Dersom medlemmet velger faktura som betalingsmetode vil det bli generert en faktura med forfallsdato og KID. Betalingsstatus på medlemmet vil skifte til "Fakturert".
• Velger medlemmet kort som betalingsmetode, vil Betalingsstatus skifte til "Åpen ordre". Ingen forfallsdato blir satt. Du som administrator kan sende faktura med KID og forfallsdato om ikke kortbetalingen blir gjennomført av medlemmet. 
• Så fort et medlem har betalt vil medlemsstatus bli "Betalt".
• Meldingen blir sendt både på epost og sms.

Slik går du fram for å sende ut Bekreftelses- og betalingsmeldingen:

1. Sjekk at alle medlemskapene dere tilbyr er lagt inn i systemet. 
2. Marker medlemmene som skal faktureres. 
3. Trykk Fakturering -> Send Bekreftelses- og betalingsmelding.
4. 
5. Denne meldingen går ut.